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Burocracia, um mal necessário

A despeito desta conotação negativa, a burocracia é importante e sempre será. O que precisamos é usá-la com bom senso.

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Um amigo empreendedor me confidenciou uma vez que o que estraga na vida dele é ter que lidar com a parte burocrática da empresa: Folha de pagamento, demonstrações contábeis, controle dos estoques, reconciliação bancária, elaboração de contratos, planejamento de fluxo de caixa, envio de títulos para protesto, revisão do cadastro de clientes, e mais uma infinidade de coisas que não tem nada a ver com o negócio em si.  Ele tem um centro automotivo e sua grande paixão é atender os clientes, conversar sobre carros, explicar as vantagens de uma revisão programada, orientar funcionários no uso de um equipamento computadorizado de diagnóstico, aprender com representantes de fornecedores algumas dicas para avaliação de suspensão em veículos importados, navegar pela Internet para se informar sobre o que há de mais novo em tecnologia de manutenção. Ele nunca imaginou, ao abrir seu negócio, que precisaria se preocupar com estes ‘detalhes’.

 

‘Bem, mas são estes ‘detalhes’ que definem o sucesso do seu negócio’, aleguei. ‘Porque você não contrata um administrador para cuidar disto?’, sugeri. Sua resposta foi lacônica: ‘Ora, estes profissionais são muito caros. Outro dia eu vi o salário médio de um gerente administrativo para uma empresa como a minha. Não compensa! Eu não gosto, mas não tem outro jeito, tenho que fazer eu mesmo.’

 

Este episódio me veio à mente justamente quando me vi obrigado a preencher aqueles diários de classe que todo professor odeia. Ao final de cada bimestre, temos que preencher quadradinhos, contar faltas, calcular médias, preencher diários. Aquela obrigação burocrática que o MEC exige e que me colocou no lugar do meu amigo, me ajudando a sentir o que ele sente. Falar é fácil, até o momento em que você vivencia o mesmo drama. O meu prazer está na sala de aula. É explicar o mundo das corporações para os alunos, abrir sua mente e me extasiar com suas descobertas e seu processo de transformação.

 

Em suma, todos nós temos uma parcela de burocracia, ou obrigações que, à primeira instância, podem parecer mera perda de tempo, mas, se pensarmos bem, ela é necessária, pelo menos para alguém. O grande problema é que nem sempre questionamos se alguém atribui algum valor pelo que fazemos.  Nos primórdios da administração profissional, Max Weber e outros teóricos da administração desenvolveram suas idéias sobre a necessidade das organizações aprenderem a estabelecer controles, regras, fluxos e métodos para diminuir as crescentes perdas decorrentes da desorganização e desordem em processos que aumentavam de complexidade na medida em que as empresas cresciam.

 

Graças à burocracia, não se perdia mais pedidos de clientes, sabia-se exatamente quantos itens havia em estoque e quantas peças foram rejeitadas no controle de qualidade. A burocracia permitiu que as compras fossem mais inteligentes, pois a decisão se concentrava em apenas uma pessoa. As pessoas sabiam exatamente quem fazia o quê, os processos passaram a fluir mais ordenada e rapidamente. A burocracia ajudou a ‘pôr ordem na casa’.  Mas com o tempo, a burocracia acabou ganhando uma interpretação bastante pejorativa, designando todo e qualquer processo que ‘amarra’ a empresa e impede não só o seu crescimento como a inovação. O problema é que as vantagens de sua implantação acabaram por alçá-la a um patamar de valorização extremada que levou ao excesso de uso. De repente, nos encontramos mergulhados num mar de papel, carimbos, assinaturas, comprovantes, relatórios e verificações como se mais burocracia trouxesse mais eficiência.

 

A despeito desta conotação negativa, a burocracia é importante e sempre será. O que precisamos é usá-la com bom senso. O empreendedor típico rejeita a burocracia porque olha apenas o seu lado negativo. Como vivemos em vários sub-níveis da sociedade e não atuamos sozinhos nunca, constantemente precisamos prestar contas ao governo, aos funcionários, aos chefes e empregadores, aos clientes e fornecedores, às associações de classe e aos parceiros e sócios. Que outra forma pode-se aprender com o passado? Como se pode planejar o futuro sem informações? Como garantir que parceiros cumpram com que lhes é devido? Como o MEC pode avaliar a qualidade dos cursos superiores?

 

As pessoas precisam das regras, pois se sentem mais seguras quando elas existem. Mesmo para eliminar regras, é preciso estabelecer outras. Uma vez minha filha pediu para ir à piscina com a amiga. Eu disse que não, pois ela sabia que a regra era: nenhuma criança pode ir à piscina sem um adulto junto. Mas, como ela já tinha crescido e ambas já sabiam nadar bem, resolvi ceder, mas não sem antes colocar outras regras: Não corram em volta da piscina, não se separem uma da outra, dentro de 1 hora vocês têm que estar de volta, nada de brincadeiras perigosas.

 

Liberdade é assim, não se dá de uma vez só, senão as pessoas perdem a referência. Vai se dando aos poucos, e avaliando como elas vão lidando com a liberdade que estão conquistando. Quando a pessoa domina o processo, a regra é inócua e passa a ser vista de forma pejorativa, como algo negativo, que trava e amarra o processo. Para reinventar a burocracia precisamos trocar as regras rígidas por regras mais flexíveis na medida em que as pessoas vão aprendendo mais sobre o processo. Só assim nossas empresas finalmente poderão se tornar mais competitivas por meio da inovação.

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